Por que ter um sistema de controle de certidões negativas?

Sua empresa ainda não utiliza um sistema de controle de certidões negativas? Essa é uma tecnologia que pode promover um verdadeiro salto de desempenho no departamento fiscal e tributário de uma empresa – agilizando processos e economizando recursos.

O controle de certidões negativas de débito é de grande importância para as organizações, certo? Afinal, esses documentos são requeridos em uma série de situações, como a participação em licitações e aberturas de negócios. Entretanto, fazer o gerenciamento desses documentos manualmente é um desafio.

Neste artigo, vamos compreender por que ter um sistema de controle de certidões negativas é tão benéfico. Confira!

Para que servem as certidões negativas

A certidão negativa é o documento emitido pelos órgãos do governo com a finalidade de confirmar que não existem pendências em nome de uma pessoa física ou jurídica. Trata-se de um verdadeiro atestado de bons antecedentes. Por conta disso, sua apresentação é exigida para o cumprimento de diversos procedimentos.

Esse atestado pode incluir pendências de aspectos civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros. Com base nesse documento, uma empresa pode comprovar que está atuando em regularidade com as exigências legais.

As dificuldades no gerenciamento de certidões negativas

Existem diferentes tipos de certidões negativas, como Certidão Negativa Estadual, Federal e Municipal, pois cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades diferentes. E é neste ponto que surgem os principais desafios: o controle de CND pode demandar bastante tempo quando a empresa precisa fazer várias consultas em diversos órgãos.

Veja quais são as maiores dificuldades relacionadas ao controle manual das certidões negativas:

• Necessidade de acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros;
• Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
• Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões em dia;
• Não identificar quando uma certidão positiva surge.

Benefícios de ter um sistema de controle de certidões negativas

Acabamos de conferir as maiores dificuldades de gerenciar as certidões negativas manualmente, certo? Apesar de ser um processo que pode ser realizado pela internet, ainda estamos falando de uma rotina que exige tempo e esforço da equipe. Basta imaginar o processo de emitir dezenas de certidões ou, então, fazer o monitoramento constante das certidões positivas.

O papel de um sistema de controle de certidões negativas é justamente simplificar esse processo. Trata-se de uma maneira de automatizar a emissão e o gerenciamento de todas certidões da sua empresa – de forma segura e acessível.

Na prática, um software de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Dessa forma, torna-se possível poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.

Escolhendo um sistema de controle de certidões negativas

Ao se deparar com a tarefa de escolher um sistema de controle de certidões negativas, há uma variedade de fatores a considerar para garantir que você escolha a ferramenta que melhor atenda às necessidades de sua empresa. Um sistema de controle de certidões negativas adequado pode economizar tempo e recursos valiosos, automatizando processos burocráticos.

Primeiro e acima de tudo, você deve considerar a facilidade de uso e a interface do sistema. Uma plataforma intuitiva e fácil de navegar garante que todos em sua equipe possam utilizá-la efetivamente, independentemente de suas habilidades técnicas. Além disso, é imprescindível que o sistema ofereça suporte para os diferentes tipos de certidões que sua empresa precisa gerenciar.

O segundo fator a considerar é a segurança do sistema. Como esse tipo de ferramenta lida com dados sensíveis, é crucial que ela seja segura e confiável, protegendo as informações contra vazamentos ou perda de dados. Procure um sistema que possua criptografia de dados, backups automáticos e autenticação de múltiplo fator.

Dootax: o melhor sistema de controle de certidões negativas

Você quer melhorar o desempenho da sua empresa no gerenciamento de certidões negativas? O sistema de controle de certidões negativas Dootax Gestão de Certidões é uma plataforma para gerenciar certidões negativas de débito com agilidade e organização. Ele permite que você gerencie mais de 1.000 tipos de CND de forma 100% automatizada.

Gostou de saber mais sobre a importância de ter um sistema de controle de certidões negativas? Se quiser conhecer melhor as vantagens da solução da Dootax, leia nosso artigo sobre software de CND.