“Mais que um software, o Dootax é um ativo de inteligência tributária que torna o processo de execução de impostos, que é sempre moroso, em um serviço simples, integralmente digital, confiável e 100% seguro”

Burocracia e volatilidade, essas duas palavras conseguem definir precisamente o cenário tributário no Brasil. A pluralidade de impostos e a maneira como cada um deve ser recolhido em cada estado da federação, torna moroso e problemático o trabalho dos departamentos focados em tributos, principalmente dentro das grandes empresas e indústrias que possuem filiais e centros de distribuição em todo o país.

Os softwares disponíveis no mercado, como, por exemplo, os das gigantes Oracle e Mastersaf, facilitam a vida dos departamentos tributários em relação à gestão, mas infelizmente eles não descomplicam o processo.

“O Mastersaf nos auxilia muito, mas mesmo com ele, a geração de guias é manual e a conferência e preparação dos pagamentos levava mais de 4 dias, o resultado final não era confiável, são muitas guias e formas de tributação diferentes, e o controle humano de tudo isso, sempre abre margens para erros”, é o que explica Luciana Rosas, chefe do departamento tributário da Yamaha Motor do Brasil, uma das maiores indústrias do setor automotivo com atividades comerciais em todo o país.

Como bem disse Luciana, quatro dias ERAM precisos para dar conta de todo o processo manual de geração e conferencia de guias, desde a implantação do sistema Dootax, que conversa perfeitamente com os softwares Mastersaf e Oracle, o processo agora é todo digital e leva menos de um dia.

“A produtividade que ganhamos com a implantação do Dootax é impressionante. Eliminamos todo o processo manual, agora tudo é gerado e manipulado dentro do sistema, que faz cálculos precisos e gera documentos confiáveis para conferências, nos permitindo gerar relatórios otimizados e detalhados com extrema facilidade para as auditorias externas e internas a que somos submetidos com frequência”, diz Luciana Rosas.

Quem imagina que a teia tributária, por vezes indecifrável, impacta apenas aos setores que lidam com os impostos, se engana: as áreas de TI também são inseridas em todo esse universo complexo e nada exato.

“Customizar os sistemas operacionais de prateleira não tem se mostrado eficaz, porque a realidade tributária muda constantemente e é preciso uma inteligência clínica para conseguir desenvolver interfaces e plataformas que sejam realmente funcionais. O melhor dos mundos seria unir alguém que conhece com propriedade as regras e variações tributárias nacionais e que tivesse domínio das linguagens de programação, mas esse profissional é quase que uma lenda”, lamenta Tiago Batista, que é especialista Oracle do Magazine Luiza, que atualmente possui mais de 900 lojas espalhadas por 17 estados.

A rede de lojas Magazine Luiza é cliente Dootax, mas de uma versão anterior a usada pela Yamaha.

A versão anterior do software já faz uma grande diferença no dia a dia do departamento tributário do Magalu, que hoje conta com cerca de 42 pessoas nas execuções de tributos, envolvendo profissionais com foco contábil e de TI.

A primeira versão do Dootax automatiza e paga as Guias Nacionais de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE), e segundo Helena Possamai, coordenadora de impostos estaduais do Magalu, já é uma mão na roda.

“Antes do Dootax as coisas eram bem mais complexas, tudo era feito manualmente e as conferencias eram problemáticas e demoradas, agora com as guias geradas e pagas dentro do sistema, sobra bastante tempo para a gente lidar com o resto da burocracia, que parece nunca ter fim”, explica Helena.

Um dos grandes problemas que a Magalu enfrenta e que a Yamaha enfrentava antes da implantação da versão dois do Dootax, eram as guias paradas nas mesas dos diretores, já que guias com valores muito altos precisam de uma validação especial de diretoria, e outras até da presidência das empresas. Mas como o perfil desses executivos é de multitarefas e muitas viagens, algumas guias ficam semanas para conferência manual, atravancando todo o processo de pagamento e organização desses tributos.

Já com o Dootax, esse tipo de problema foi totalmente solucionado.

“Agora temos abas de conferência dentro do sistema que os diretores conseguem fazer com um clique, e aí conseguimos sincronizar os cronogramas de maneira efetiva e descomplicada”, informa Luciana.

Segundo Helena, este é um sonho para qualquer departamento de tributos de companhias com movimentação multimilionária de impostos e a Yamaha já vive esse sonho há mais de um ano.

Com a tecnologia certa, uma boa dose de expertise aliada a um trabalho de inteligência comercial, até realização de sonhos é possível.

Falando em inteligência…

Benchmarking – os resultados vendem mais que mil palavras

Benchmarking - Magazine Luiza e Yamaha - Dootax

Na última semana, em uma ação inédita, a Dootax levou à uma sala de reunião dois dos seus principais clientes para uma troca de experiências muito rica, na oportunidade Magazine Luiza e Yamaha Motors do Brasil colocaram em cheque todos os desafios pelos quais os departamentos relacionados ao recolhimento de impostos passam, em uma conversa aberta e sincera com os chefes dos departamentos tributários e de TI.

“Nossa rotina é muito complexa e intensa! Tudo muda a todo tempo e para agravar, nem todas as unidades municipais tem um sistema online e as atualizações de taxas e cálculos tornam nosso trabalho muito demorado e o processo de conferência é exaustivo”, revela Helena coordenadora de impostos estaduais do Magazine Luiza.

Embora o ramo de atividade das duas empresas seja completamente distinto, os problemas do dia a dia são muito parecidos e as soluções que se aplicam em uma, podem ser replicadas na outra.

“Aqui o Dootax faz toda a diferença. Os primeiros meses de implantação foram intensos, mas sempre tivemos um suporte rápido e eficiente, o que para o timing que temos no departamento e a exigência de cronograma, foi perfeito. Depois que tudo foi implantado e equalizado, passamos as especificidades que precisavam estar inseridas no processo operacional do sistema, principalmente na conversação com as unidades de recolha e pagamento dos impostos, e com o Mastersaf. Hoje operamos 100% com Dootax, tanto para captação das guias, quanto para pagamento. Como resultado, ganhamos imensamente em produtividade e os dados que geramos agora tem total credibilidade para as auditorias internas e externas, tanto que pretendemos ampliar o uso de Dootax dentro da Yamaha e envolver outros departamentos como os de RH e financeiro”, informa Luciana.

Além da agilidade de poder contar com todas as guias de recolhimento de forma digital, as tabelas de conformidade de taxas, que variam de acordo com o estado e município, são atualizadas automaticamente, facilitando muito todo o processo, sem contar que o Dootax conversa com todos os sistemas de pagamentos bancários, o que torna a rotina de recolhimentos e quitação dos impostos totalmente otimizada.

Se pelo lado do departamento de tributos o Dootax é praticamente a panaceia para a burocracia brasileira, pelo lado de TI o alívio de poder ter em funcionamento uma ferramenta que facilita tanto o dia a dia também é uma maravilha, como explica Marcos Takara responsável pelo departamento de TI da Yamaha Motors.

“A demanda de processos que antes se acumulava no departamento de TI, agora quase que não existe mais porque o Dootax deixou todo o processo inteligente e digital, atualmente as necessidades do setor de tributos são pontuais e não são tão urgentes como costumava ser.”

A independência quase que total do departamento de TI é um dos objetivos do setor tributário da Yamaha Motors. “Aproveitando o ensejo, já tenho uma lista de possibilidades de implementações para discutir com o pessoal de desenvolvimento do Dootax, queremos ser um departamento com autonomia em todos os sentidos, por exemplo, precisamos de um relatório automático de conferencias, tarefa que hoje dependemos do setor de TI”, ressalta Luciana.

Representando o departamento de desenvolvimento Dootax, um dos sócios da empresa, Thiago Souza, anotou as solicitações e já vislumbra possibilidades.

“Ainda é cedo para prometer um novo módulo do Dootax, mas nossa expertise nos permite vislumbrar, sim, novas possibilidades de módulos e interfaces. Nosso comprometimento é com a agilidade e eficiência dos processos e se existe campo para atuarmos, certamente vamos explorar”, esclarece Thiago.

A reunião terminou com a equipe do Magalu completamente convencida de que realmente a nova versão do Dootax pode ser mais que estratégica nesse momento da companhia, com base em todos os depoimentos expostos da equipe Yamaha.

“Estamos muito confiantes de que vamos conseguir viabilizar uma parceria mais aprofundada com o Dootax em breve, porque tudo o que nos foi apresentado hoje pela equipe da Yamaha, que entende profundamente os problemas pelos quais passamos, e por meio do Dootax consegue vislumbrar soluções garantindo: agilidade, credibilidade e eficiência na execução dos recolhimentos, pagamentos e checagem de impostos, foi muito animador, queremos ter essa solução nos auxiliando no dia a dia”, conclui Helena Possamai, coordenadora de impostos estaduais do Magazine Luiza.

João Paulo Faleiros, que é responsável pelo setor de tecnologia fiscal do Magazine Luiza também gostou muito do que viu. “Uma coisa é um vendedor da empresa apresentar a solução, porque para o vendedor o produto dele sempre resolve e é o melhor, agora ter a oportunidade de estar frente a frente com um cliente da ferramenta e sabatina-lo quanto às rotinas que compartilhamos e sobre as soluções que eles têm e que hoje ainda são um problema para a gente é muito esclarecedor. Vimos na prática como tudo funciona e acreditamos que boa parte dos nossos processos poderão ser otimizados e parte dos nossos problemas resolvidos com essa nova versão Dootax”.

Para finalizar, a Luciana Rosas deixou uma coisa bem clara: “A agilidade no atendimento da Flux-IT, consultoria que representa comercialmente o Dootax foi imprescindível para que esse resultado fosse tão satisfatório. Toda implantação é conturbada, mas a eficiência no atendimento e solução de problemas faz toda a diferença. A melhoria apresentada pelo Dootax na nossa rotina foi tão grande, que no aniversário da implantação fizemos um bolo, comemoramos de verdade, porque hoje temos: mapeamento de guias, contabilização, comunicação com os órgãos nacionais e pagamentos 100% gerenciados pelo Dootax, e para a gente isso é uma grande vitória, um motivo verdadeiro para comemorar! ”

“O Dootax tem uma arquitetura robusta, com funcionalidades que atendem aos nossos desafios, que não são poucos, faz uma integração inteligente entre a esfera pública e softwares de gestão, como Oracle e Mastersaf, tem uma plataforma flexível e customizável e, tudo isso, aliado a um suporte ágil e inteligente, o que nos permite recomendar sem medo a ferramenta, não apenas para o Magalu, mas para qualquer outra empresa que precisa desburocratizar o que nosso sistema tributário insiste em complicar”, finaliza Marcos.

Se, em relação à tão sonhada reforma tributária brasileira, tudo sempre acaba em “pizza”, a reunião de encontro de clientes Dootax terminou de uma maneira literalmente “massa”, com um clima de descontração no restaurante Olive Garden, onde além de desfrutarem de uma deliciosa refeição, as equipes de Magalu e Yamaha puderam trocar ainda mais experiência.

Almoço - Yamaha e Magazine Luiza - Dootax

Thiago Souza

Co-Founder do Dootax, formado em Sistemas de Informação, desde 2004 atuando em Tecnologia da Informação. Em 2010 iniciou as atividades especificamente com foco no departamento fiscal e tributário. Atualmente responsável pelo Marketing e divulgação do Dootax.

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