Controle de tarefas fiscais por e-mail: quais os riscos?

O controle de tarefas fiscais da sua empresa ainda ocorre por e-mail? Apesar de essa ser uma prática comum e que funcionou por algum tempo, precisamos encarar a realidade: atualmente existem formas mais eficientes de realizar esse controle.

Usar e-mails para documentações e processos no departamento fiscal pode trazer vários riscos desnecessários para o seu negócio – tanto em relação à segurança dos dados quanto aos problemas de produtividade da equipe.

Quer entender melhor os riscos do controle de tarefas fiscais por e-mail? Confira logo a seguir!

6 riscos do controle de tarefas fiscais por e-mail

Quem é que nunca ficou perdido em meio a inúmeros e-mails chegando na caixa de entrada? Em dias movimentados, pode ser realmente difícil compreender quais tarefas devem ser priorizadas e encontrar as informações necessárias em meio às dezenas de respostas de diversas pessoas envolvidas.

Porém, essa é uma realidade que vai muito além de deixá-lo sobrecarregado. Todo o setor fiscal pode sofrer com os perigos do controle de tarefas fiscais por e-mail. Veja só quais são os principais:

1. Falta de transparência

A transparência é mais importante do que qualquer outra coisa no controle de tarefas. Precisamos saber quem está trabalhando em quê, quanto tempo uma tarefa provavelmente levará e quais problemas surgirão à medida que ela avança.

Essa é a única maneira de ajustar o plano do projeto quando ele precisa ser ajustado. Só então os membros da equipe podem priorizar e planejar adequadamente seus processos individuais.

Os e-mails não fornecem uma visão geral dos processos em andamento e não ajudam você a acompanhar as decisões importantes. A grande massa de diferentes fluxos de mensagens que descentralizam informações importantes é um grande risco.

2. Dificuldade na colaboração e troca de informações

Podemos afirmar que o controle de tarefas está ligado diretamente ao gerenciamento de arquivos, certo? É claro que os e-mails possuem a opção de enviar arquivos anexos. Porém, uma longa troca de mensagens sempre termina em uma confusão sobre qual das versões do arquivo é a mais recente.

Dentro do setor fiscal, basta que um documento desatualizado seja utilizado para que diversas informações fiquem equivocadas – podendo gerar, inclusive, penalidades relacionadas às obrigações fiscais e tributárias. Portanto, a última coisa que você deseja é depender da colaboração baseada em arquivos anexos.

3. Resistência a mudanças dentro da equipe

Se ocorrerem mudanças na estrutura da equipe ou novos profissionais forem contratados, você precisará de procedimentos claros. Porém, se toda a comunicação estiver espalhada nas caixas de entrada de e-mail, o processo se tornará um grande desafio.

4. E-mails se transformam em um labirinto para os funcionários

Ao adotar um controle de tarefas por e-mail, é quase impossível obter uma visão geral do status das atividades e acompanhar os processos. A simples coleta de todos os dados-chave importantes é difícil quando as informações estão espalhadas pelas caixas de entrada dos funcionários.

Agora, qual é a probabilidade de que e-mails importantes sejam esquecidos? As caixas de e-mail coletivas podem resolver o problema apenas de forma limitada, porque ainda existem vários encadeamentos de mensagens para cada tópico.

5. Paralisação de processos com a ausência de funcionários

Um cenário semelhante surge com ausências de funcionários da equipe fiscal. Especialmente no caso de ausências não planejadas – como quando um funcionário está doente –, torna-se difícil para o substituto ter uma visão geral da situação atual quando o controle de tarefas é feito dessa forma.

Seria necessário encaminhar e-mails importantes e explicar os processos com antecedência, o que obviamente não é possível devido à imprevisibilidade da situação. Na melhor das hipóteses, há um atraso. No pior caso, os processos ficam interrompidos até o retorno do funcionário.

6. Falta de segurança da informação

Por fim, não podemos deixar de considerar que o controle de tarefas fiscais por e-mail traz riscos de segurança. Afinal, estamos falando sobre o envio de informações sigilosas da empresa, seus clientes e fornecedores.

Com diversas informações e arquivos espalhados em diversas caixas de e-mail, os dados ficam vulneráveis – e podem ser perdidos ou acessados por pessoas não autorizadas.

Veja a seguir um comparativo entre o uso de e-mail, planilha e gerenciador de tarefas na área fiscal:

Como acabar com o controle de tarefas fiscais por e-mail?

Se o controle de tarefas fiscais por e-mail traz tantos riscos, qual alternativa você pode adotar?

Cada vez mais empresas adotam um software de gestão de projetos. Essa solução vai ajudá-lo a ter mais organização e eficiência – elevando o desempenho de toda a equipe.

Quer entender melhor como uma ferramenta pode ajudar você no controle de tarefas fiscais? Leia também: Por que investir em um software de gerenciamento de projetos para a área fiscal?