Controle de CND: como eliminar riscos com tecnologia?

Manter o controle de CND é um desafio para muitas empresas. São várias as certidões que devem ser consultadas e armazenadas em segurança para garantir que a empresa não tenha nenhuma pendência.

Justamente por conta das dificuldades em manter o controle de CND, podem surgir vários riscos, como uma pendência não identificada ou a impossibilidade de realizar operações que demandam uma certidão negativa.

Para contornar esses riscos, a tecnologia é sua grande aliada. Descubra como você pode melhorar o controle de CND com auxílio de uma solução digital.

Importância de manter o controle de CND

Manter o controle de CND é fundamental para que a empresa tenha a segurança de atuar sem nenhuma pendência com órgãos públicos – o que poderia ser um empecilho em diversas operações.

Veja só as principais situações que podem exigir Certidão Negativa de Débitos:

• Abrir um novo negócio;
• Licitações e concorrências públicas;
• Auditorias;
• Empréstimos e financiamentos;
• Transações com imóveis e veículos;
• Saída do país;
• Regularização de espólios;
• Aprovação como fornecedor de empresas multinacionais.

É importante ressaltar que a validade das certidões negativas costuma ter entre 90 e 180 dias. Ou seja, é preciso que exista um controle constante para que os documentos sejam sempre emitidos dentro do prazo de validade.

Riscos de controlar as certidões negativas manualmente

A certidão negativa é o documento emitido pelos órgãos do governo com a finalidade de confirmar que não existem pendências em nome de uma pessoa física ou jurídica.

Esse atestado pode incluir pendências de aspectos civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros. Com base nesse documento, uma empresa consegue comprovar que está atuando em regularidade com as exigências legais.

Porém, existem diferentes tipos de certidões negativas, pois cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades distintas. E é neste ponto que surgem os principais desafios: o controle de CND pode demandar bastante tempo quando a empresa precisa fazer várias consultas em diversos órgãos.

Veja quais são as maiores dificuldades relacionadas ao controle de CND feito manualmente:

• Necessidade de acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros;
• Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
• Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões em dia;
• Não identificar quando uma certidão positiva surge.

Como a tecnologia elimina os riscos do controle de CND?

Acabamos de conferir as maiores dificuldades de gerenciar as certidões negativas manualmente. Trata-se de um processo que pode ser realizado pela internet, mas demanda tempo e esforço da equipe. Basta imaginar o processo de emitir dezenas de certidões ou, então, fazer o monitoramento constante das certidões positivas.

Para superar os desafios no controle de CND, é possível usar uma solução de RPA – Robotic Process Automation – que pode automatizar processos empresariais repetitivos, trabalhando com a captura, interpretação e processamento de informações utilizadas no dia a dia do negócio.

Com o uso dessa tecnologia, uma empresa consegue eliminar a necessidade de intervenção humana na realização de atividades baseadas em rotinas manuais e repetitivas. Ou seja, o uso desses robôs permite que o departamento fiscal possa gerenciar CND automaticamente.

Na prática, um software de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de forma automática, realiza o download de todas as certidões. Assim, torna-se possível poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.

Confira as principais vantagens da automação do controle de CND:

• Maior agilidade no envio de informações para os clientes;
• Menor risco de não emissão na data estipulada;
• Armazenamento seguro;
• Integração com os demais dados da organização.

Agora que você já sabe como eliminar os riscos do controle de CND com tecnologia, continue a visita em nosso blog e descubra como escolher um software de certidões negativas.