Reforma tributária e a importância de manter as certidões de empresa em dia

A reforma tributária tem transformado o cenário fiscal no Brasil, exigindo mudanças na maneira como as empresas gerenciam suas obrigações e interagem com os órgãos públicos. Um dos pontos fundamentais nessa nova realidade é a necessidade ainda maior de manter as certidões de empresa atualizadas.

Para as organizações que atuam como fornecedoras, essa questão não é apenas uma boa prática de compliance, mas um requisito essencial para garantir regularidade fiscal, credibilidade perante os clientes e a possibilidade de aproveitar créditos de impostos.

Quer entender melhor a importância de manter as certidões de empresa em dia com a chegada da reforma tributária? Confira a seguir!

O que são certidões de empresa?

As certidões negativas são documentos que comprovam que a sua empresa está em dia com suas obrigações fiscais e tributárias. Elas podem ser emitidas em três esferas: federal, estadual e municipal. Cada uma delas atesta que não há débitos pendentes com os respectivos órgãos.

Imagine as certidões de empresa como “selos de aprovação” que você mostra para clientes, fornecedores, bancos e até para participar de licitações. Sem ela, sua empresa pode perder oportunidades valiosas ou até mesmo ser impedida de fechar contratos. Além disso, manter as certidões atualizadas é uma forma de evitar surpresas desagradáveis, como bloqueios de CNPJ ou autuações fiscais.

A importância das certidões negativas

A relevância das certidões de empresa vai além da simples comprovação de regularidade. Elas são frequentemente exigidas em diversas situações, como:

• Participação em licitações: Órgãos públicos exigem certidões negativas para garantir que apenas empresas idôneas e em situação regular possam contratar com o governo.
• Obtenção de financiamentos e empréstimos: Instituições financeiras utilizam as certidões de empresas para avaliar o risco de crédito e a capacidade de pagamento da empresa.
• Realização de transações imobiliárias: Cartórios e órgãos de registro exigem CNDs para a transferência de imóveis, garantindo a legalidade da operação.
• Formalização de contratos: Muitas empresas privadas exigem certidões negativas de seus fornecedores e parceiros comerciais, como forma de mitigar riscos e garantir a continuidade dos negócios.
• Fusões, aquisições e reestruturações societárias: As certidões de empresa são essenciais para avaliar a situação fiscal da empresa envolvida na operação, evitando surpresas e passivos ocultos.

Quais são as principais certidões de empresa?

A lista de certidões negativas exigidas pode variar dependendo do setor de atuação da empresa e das exigências específicas de cada situação. No entanto, algumas certidões são consideradas essenciais e devem ser mantidas em dia por todas as empresas:

• Certidão Negativa de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND): Emitida pela Receita Federal, comprova a inexistência de débitos com impostos e contribuições federais.
• Certificado de Regularidade do FGTS: Emitido pela Caixa Econômica Federal, atesta a regularidade da empresa com relação aos depósitos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), comprova a inexistência de condenações em processos trabalhistas.
• Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: Emitida pela Secretaria da Fazenda de cada estado, atesta a regularidade da empresa com o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e outros tributos estaduais.
• Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: Emitida pela Prefeitura de cada município, comprova a inexistência de débitos com o Imposto sobre Serviços (ISS) e outros tributos municipais.

Quais são os riscos relacionados à falta de atualização das certidões de empresa?

As empresas que não mantêm suas certidões negativas em dia podem sofrer sérias consequências, incluindo:

• Perda de oportunidades de negócio: A empresa pode ser impedida de participar de licitações, obter financiamentos e fechar contratos importantes.
• Sanções fiscais: A companhia também pode ser autuada e multada pelos órgãos de fiscalização, além de ter seus bens penhorados para o pagamento de dívidas.
• Dificuldades operacionais: Outra consequência é enfrentar dificuldades para emitir notas fiscais, obter alvarás e licenças, e realizar outras atividades essenciais para o seu funcionamento.
• Danos à imagem e reputação: A empresa pode ter sua imagem e reputação abaladas, o que afeta a confiança de clientes, fornecedores e parceiros comerciais.

O novo contexto tributário e a regularidade fiscal

A reforma tributária está trazendo uma série de mudanças na tributação das empresas, certo? Entre elas, estão regras mais rigorosas para o aproveitamento de crédito de impostos, principalmente pelo advento do novo modelo de tributação no destino e o regime de crédito amplo.

Isso significa que, para que uma empresa possa descontar créditos referentes a tributos pagos, ela deve, necessariamente, estar regular perante o Fisco. Se o fornecedor mantiver pendências fiscais ou não cumprir com as obrigações tributárias, seu cliente poderá ser impedido de aproveitar os créditos, elevando os custos e prejudicando a competitividade do negócio.

Nesse cenário, a consulta periódica das certidões, documentos que comprovam a regularidade fiscal, trabalhista e previdenciária, se torna indispensável.

As certidões negativas (ou positivas com efeitos de negativa) demonstram que a empresa não possui débitos pendentes ou, quando houver algum débito, que ele esteja sob controle e com efeitos de regularidade. Portanto, manter essas certidões em dia reforça a credibilidade da empresa no mercado e transmite confiança aos clientes e parceiros.

Por que manter as certidões atualizadas é essencial para fornecedores?

Segundo uma pesquisa conduzida pela FGV, cerca de 86% das empresas brasileiras possuem ao menos uma irregularidade – um cenário que acende um alerta com as novas regras trazidas pela reforma tributária.

Confira, a seguir, as principais razões para manter as certidões de empresa regulares nesse novo cenário tributário.

1. Garantia de créditos tributários

No novo regime de tributação, o aproveitamento dos créditos fiscais depende diretamente da regularidade do fornecedor. Se uma empresa estiver inadimplente ou com pendências, seus clientes podem perder o direito de utilizar esses créditos, impactando de forma negativa a apuração e o custo final dos tributos. Portanto, a atualização das certidões é crucial para evitar prejuízos financeiros.

2. Competitividade no mercado

Em um ambiente cada vez mais exigente, compradores e contratantes estarão atentos à situação fiscal dos seus parceiros comerciais. Negócios que demonstram regularidade através de certidões de empresa atualizadas se destacam em processos de seleção e licitações, garantindo melhores condições de negociação e a fidelização de clientes estratégicos.

3. Redução de riscos e penalidades

A falta de regularidade fiscal pode resultar em autuações, multas e até a inscrição do fornecedor na dívida ativa. Essas penalidades não só afetam a saúde financeira da empresa, mas também comprometem sua reputação no mercado, tornando-a menos atrativa para negócios e parcerias.

4. Transparência e confiança

A apresentação de certidões de empresa atualizadas mostra transparência e comprometimento com a conformidade. Isso é vital em um cenário de reforma tributária, onde os clientes buscam reduzir riscos e trabalhar com parceiros que estejam em dia com todas as suas obrigações legais.

Como manter uma gestão eficiente das certidões de empresa?

Para que as empresas fornecedoras garantam sua regularidade fiscal e mantenham a competitividade, é fundamental incluir a gestão das certidões na rotina de compliance. Confira alguns passos essenciais:

• Consulta periódica: Realize verificações regulares das certidões emitidas pelos órgãos competentes, tais como a Certidão Negativa de Débitos (CND), Certidão de Regularidade do FGTS, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), entre outras. Essa consulta deve fazer parte de uma agenda rotineira, identificando eventuais pendências antes que se transformem em problemas maiores.
• Avaliação dos documentos fiscais: Além das certidões, é necessário monitorar os demais documentos fiscais e obrigações acessórias. A análise cuidadosa desses documentos garante que todos os processos estejam de acordo com os prazos e as exigências legais, evitando surpresas nos momentos de auditoria ou participação em licitações.
• Monitoramento dos fornecedores estratégicos: Especial atenção deve ser dada aos principais fornecedores. Se você depende de determinados parceiros para a continuidade do seu negócio, mantenha um sistema de verificação constante da situação fiscal desses fornecedores, garantindo que todos estejam em conformidade para que os créditos de impostos sejam aproveitados de forma plena.
• Inclusão na rotina de compliance: A atualização das certidões de empresa não deve ser encarada como uma tarefa ocasional, mas sim integrada à estratégia de compliance da empresa. Estabeleça políticas internas que definam a periodicidade das consultas e a responsabilidade por essa atividade dentro da equipe.

O papel da tecnologia na gestão das certidões

Em um mundo onde a agilidade e a precisão são indispensáveis, contar com sistemas automatizados é a chave para uma gestão eficaz das certidões de empresa. Soluções tecnológicas permitem a centralização de documentos em um único ambiente, facilitando a consulta, o armazenamento e o monitoramento dos prazos de validade.

Essas plataformas podem emitir alertas automáticos quando uma certidão está próxima do vencimento, além de gerar relatórios que ajudam na tomada de decisões estratégicas. Com a automação do controle de certidões, sua empresa economiza tempo, reduz o risco de erros e garante que nenhuma oportunidade de negócio seja perdida devido à falta de regularidade fiscal.

Mantenha suas certidões de empresa em dia

A reforma tributária impõe uma nova realidade, onde a regularidade fiscal e a capacidade de aproveitar os créditos tributários estão diretamente atrelados à manutenção das certidões atualizadas. Para as empresas fornecedoras, essa responsabilidade ganha ainda mais importância, já que a competitividade e a credibilidade no mercado passam a depender de parcerias sólidas e de uma gestão fiscal exemplar.

Incorporar a consulta regular das certidões na rotina de compliance, monitorar os principais documentos e utilizar a tecnologia a seu favor são passos fundamentais para garantir que sua empresa se mantenha competitiva, evite riscos e conquiste novas oportunidades de negócio. Para isso, você pode contar com a Dootax.

O Dootax Gestão de Certidões é um software que permite a emissão e gerenciamento de todas as certidões de empresa, de forma confiável e automática. Com ele, você consulta e controla Certidão Negativa de Débitos em um só lugar e recebe notificações, simplificando o controle dos prazos.

Veja só os diferenciais do Dootax Gestão de Certidões:

• Emissão de certidões negativas em lote;
• Mais de 1.000 certidões diferentes com controle 100% automatizado;
• Capacidade de atualizar as CNDs automaticamente;
• Gerenciamento das certidões das 3 esferas: federal, estadual e municipal;
• Notificações e alertas de vencimento e débitos;
• Integração com o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais;
• Possibilidade de inclusão manual de certidões que não são geradas online;
• Ferramenta sem limite de usuários;
• Gestão das inscrições estaduais (Sintegra);
• Armazenamento do histórico das certidões.

Você gostou de saber mais sobre a importância de manter as certidões de empresa em dia? Quer aproveitar todos os benefícios do Dootax Gestão de Certidões? Fale com a gente!