A consulta da situação cadastral das empresas para quais você vende ou compra seus produtos e insumos é uma rotina muito importante para evitar problemas e garantir operações bem-sucedidas. Afinal, realizar uma operação com uma empresa que está em situação irregular pode gerar complicações que incorrem em prejuízo para o seu negócio.

Imagine que você esteja transportando um lote de mercadorias com destino para um cliente em situação irregular perante o Fisco. Nessa situação, você corre o risco de ter os seus produtos barrados em uma barreira fiscal – perdendo um tempo precioso e gerando um custo extra no transporte. Com o monitoramento da situação cadastral desse cliente seria possível evitar essa situação.

Entretanto, fazer o monitoramento constante de diversos clientes pode se tornar uma tarefa bastante complicada. É por essa razão que muitas empresas investem na automação da consulta da situação cadastral. Confira a seguir os benefícios desse processo.

A importância da consulta da situação cadastral

A consulta da situação cadastral garante que você se envolva em operações apenas com empresas regularizadas perante o poder público. O conhecimento sobre essa regularidade cria mais segurança no momento de fechar vendas e evita complicações inesperadas em meio a operação.

Essas consultas precisam considerar diversos cadastros e certidões de nível municipal, estadual e federal. Veja algumas das principais preocupações que uma empresa deve ter:

  • Certidão Negativa de Débitos – CND
  • Sintegra
  • Consulta Situação Receita Federal – RFB
  • Consulta CNPJ
  • Consulta Inscrição Estadual
  • Consulta Inscrição Municipal

É com base em todas essas informações que você consegue avaliar se um cliente está apto para comercializar com a sua empresa. Veja duas situações que ajudam a compreender a importância de monitorar a situação cadastral:

  • Se um cliente seu estiver com uma situação pendente com o fisco, muitas vezes sua mercadoria pode ser barrada na barreira fiscal
  • Por pendências próprias, muitas vezes a sua própria Inscrição Estadual pode ser suspensa – o que obriga, em vez de fazer o recolhimento por apuração, você emitir uma guia GNRE para cada mercadoria transportada

Como é feita a consulta da situação cadastral?

É possível consultar a situação cadastral de outras empresas de forma manual através da internet. Porém, cada uma dessas consultar deve ser feita no órgão responsável pelo cadastro – gerando a necessidade de incorporar diversas rotinas no fluxo de processos para o fechamento de uma venda.

Se você deseja uma consulta da Inscrição Estadual de uma empresa, será preciso seguir os seguintes procedimentos:

  1. Acessar o site do Sintegra;
  2. Escolher o estado que você quer pesquisar
  3. Inserir o CNPJ do cliente e clicar em consultar
  4. Avaliar todas as informações do cliente e a situação da sua Inscrição Estadual, verificando se o cliente é contribuinte e se a IE está baixada por algum problema

As demais consultas funcionam de uma forma muito semelhante – mas devem ser feitas nos sites específicos de cada órgão. Ao somar diversas consultas e inúmeros clientes que precisam ser monitorados, é possível ter uma boa noção do tempo consumido nesses processos.

Os benefícios da automatização da consulta da situação cadastral

Quando falamos sobre a situação cadastral de uma empresa, é preciso considerar que se trata de um status que pode mudar ao longo dos meses. Uma empresa que está regularizada hoje pode ter complicações nos próximos meses – e vice-versa. Portanto, é preciso adotar um processo interno para garantir o monitoramento constante dessas informações.

Para não comprometer a produtividade do setor fiscal e otimizar esse monitoramento, muitas empresas optam pela automação das consultas da situação cadastral. Com o auxílio de uma solução digital é possível realizar essas consultas de forma automática e receber notificações sempre que houver uma alteração relevante dessas informações.

Veja alguns dos benefícios da automação da consulta da situação cadastral:

  • Atualização constante. Não é preciso realizar consultas manuais todos os dias para verificar a situação cadastral de outras empresas. O sistema fica responsável por fazer uma atualização constante.
  • Diminuição de problemas fiscais. Com informações sempre precisas e atualizadas, você minimiza as chances de complicações fiscais por conta da irregularidade de seus clientes.
  • Relatórios automáticos. Você pode receber relatórios sobre a situação cadastral de outras empresas em uma frequência pré-determinada de forma automática.
  • Monitoramento abrangente. Conforme vimos anteriormente, são diversas as fontes de consultas que devem ser analisadas para acompanhar a situação cadastral de uma empresa. Um sistema automatizado permite a consulta em todas as fontes necessárias para que você não precise correr riscos.
  • Aumento da produtividade. Sem perder um tempo precioso apenas realizando consultas manuais, a equipe fiscal pode obter um salto de produtividade ao usar esse tempo para o desenvolvimento de outras atividades.

Você já conhecia a importância de automatizar a consulta da situação cadastral? Sabia que essa rotina pode ser executada através de um RPA Fiscal? Então acompanhe as soluções desenvolvidas pela Dootax!

Thiago Souza

Co-Founder do Dootax, formado em Sistemas de Informação, desde 2004 atuando em Tecnologia da Informação. Em 2010 iniciou as atividades especificamente com foco no departamento fiscal e tributário. Atualmente responsável pelo Marketing e divulgação do Dootax.

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