Você sabe quais são os principais documentos fiscais que a sua empresa precisa armazenar? E qual é a melhor forma de mantê-los guardados de forma segura? Para garantir o compliance fiscal, é fundamental saber como tratar corretamente todas as informações contábeis e fiscais geradas pela organização.

Mais do que uma obrigatoriedade, o armazenamento correto de documentos fiscais ainda gera outros benefícios para uma empresa – como aumento da produtividade e segurança. Por isso, encontrar um sistema eficiente de armazenamento é um dos objetivos para os profissionais do departamento fiscal.

Descubra a seguir como armazenar documentos fiscais de forma simples.

A importância dos documentos fiscais para uma empresa

Além de cumprir todas as obrigações legais relacionadas à emissão de documentos fiscais e outras demonstrações contábeis, as empresas também são obrigadas a armazenar essa documentação por um prazo mínimo previsto na legislação – que, geralmente, é de 5 anos, mas pode variar conforme os diferentes documentos. Portanto, as organizações que não armazenam corretamente essas informações podem sofrer penalidades legais.

Por outro lado, os documentos fiscais são repletos de informações úteis para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.

documentos fiscais

Quais são os principais documentos fiscais?

Você sabe quais são os documentos fiscais que a sua empresa precisa manter em dia? Veja quais são os principais deles:

  • Alvará. Para poder desenvolver suas atividades, todas as empresas precisam de um alvará emitido pela prefeitura do seu município.
  • Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Trata-se de um documento essencial para o início das atividades da empresa e que deve ser armazenado com segurança.
  • eSocial. O eSocial é a obrigação que usada para transmitir informações sobre os funcionários de uma empresa. Após a entrega da obrigação, deve ser armazenado o comprovante.
  • Livros contábeis e fiscais. Toda a escrituração fiscal e contábil deve ficar armazenada em segurança pela empresa.
  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Todas as notas fiscais emitidas pela empresa também devem ser armazenadas internamente.
  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). O CT-e tem o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizado por qualquer modal. Portanto, essas operações de transporte devem ficar documentadas na empresa.

Armazenamento: uma obrigatoriedade que gera benefícios

Conforme vimos ao longo deste artigo, o armazenamento de documentos fiscais é uma obrigação para as organizações brasileiras. Porém, essa rotina vem se tornando cada vez mais benéfica por conta da evolução tecnológica.

Em vez de manter inúmeros armários e gavetas cheios de documento, as informações fiscais e contábeis podem ficar armazenadas em um sistema digital. E isso gera benefícios no dia a dia das operações do departamento fiscal.

É possível economizar um tempo precioso para manipular e armazenar esses documentos em formato digital. Além disso, a segurança do armazenamento eletrônico é maior do que manter a documentação em papel.

Mais do que isso, todas as informações que estão armazenadas podem ser usadas para diversas finalidades. Ao emitir uma nota fiscal, é possível importar automaticamente as informações para as declarações contábeis, sistema financeiro ou controle do estoque, por exemplo.

Veja as principais vantagens de usar o Repositório de Documentos Fiscais do DOODoc, um sistema digital para o armazenamento e gestão dos seus documentos fiscais:

  • Centralização. Todos os documentos fiscais em um único local.
  • Integração. Recebimento do XML por diversos canais como: Leitura em Diretório, FTP, sFTP, Email, DOODoc Manifesto do Destinatário ou até mesmo pelo Upload Manual.
  • Segurança Fiscal. Todos os documentos recebidos são validados na SEFAZ, garantindo a integridade entre o documento Emitido e o efetivamente recebido pela sua empresa.
  • Compliance. Todos os documentos são armazenados pelo período mínimo de 7 anos.
  • Conciliação com MastersafDW. Conciliação de todas as notas escrituradas com os documentos XML armazenados.
  • Facilidade. Diversos filtros e relatórios para ajudar na análise estratégica de sua empresa.
  • DANFe / DACTe. Geração do documento em tempo real, agilizando a leitura das informações pelo time fiscal.

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Além do Repositório de Documentos Fiscais, a Dootax possui outras soluções desenvolvidas com o objetivo de otimizar o departamento fiscal da sua empresa – incluindo Emissão de NFCe, Emissão de SAT, Emissão de Nfe, Conversor Dfe, Manifesto do Destinatário, e Pagamento de Tributos.

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Carlos Lima

Formado em publicidade e propaganda, é analista de inbound marketing e mídias sociais na Dootax.

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