O uso do RPA Fiscal para a emissão de guias e pagamento de tributos é uma prática cada vez mais comum nos departamentos fiscais de empresas brasileiras. Mas será que essa é realmente uma solução que traz benefícios para uma empresa? Como você pode potencializar os resultados com o uso desse sistema?

Com toda a competitividade existente no mercado, qualquer vantagem pode se tornar um grande diferencial competitivo! É por essa razão que as inovações tecnológicas são grandes aliadas das empresas que desejam alcançar o sucesso.

Apesar de não ter uma relação direta com o consumidor, o RPA Fiscal promove diversas melhorias internas que refletem nos resultados alcançados por uma empresa. Afinal, cumprir todas as exigências fiscais dentro do prazo e minimizar os custos envolvidos é uma ótima vantagem, certo?

Neste artigo veremos 10 motivos para a implementação do RPA Fiscal de pagamento de tributos. Confira.

1. Compliance fiscal

Compliance fiscal significa garantir o cumprimento de todas as normas, políticas e diretrizes relacionadas às obrigações fiscais. Em meio a tantas obrigações relacionadas ao assunto, muitas empresas enfrentam dificuldades em manter uma boa relação com o Fisco.

Com o uso de um RPA Fiscal os seus problemas podem ser resolvidos. Você pode se certificar de que as informações apuradas são efetivamente as mesmas que utilizadas na emissão das guias – evitando erros de digitação ou esquecimento de emissão de qualquer guia.

Pensando ainda no fluxo completo do processo, temos ainda a integração para pagamento, onde a guia que foi gerada no processo anterior, sem manipulação humana, é exatamente a mesma guia que será enviada para o contas a pagar ou para o banco.

2. Recursos humanos focados na estratégia

Utilizar diversos funcionários apenas para a realização de tarefas manuais e repetitivas é um grande desperdício de tempo e de recursos. Com um RPA Fiscal você pode automatizar essas rotinas e aproveitar a equipe do departamento fiscal para a realização de atividades com viés estratégico – que realmente fazem diferença para os resultados alcançados.

Como destacado no artigo Humanos x Robô, destacamos que o humano passa a se sentir desmotivado quando seu trabalho não é valorizado, e muitas vezes nem mesmo a recompensa financeira é o suficiente para que ele mantenha o foco nas tarefas a serem executadas. O robô por sua vez realiza sua função interruptamente em toda a escala de trabalho definida para ele.

3. Redução no tempo de execução de atividades

A automação de processos é um elemento-chave para uma transformação digital que gera mais eficiência nos processos internos. É possível reduzir em até 85% o tempo gasto com atividades manuais e repetitivas – como o cálculo de tributos ou a emissão de guias para o recolhimento dos valores calculados.

Essa redução no tempo de execução pode ser observada através de diversas atividades automatizadas dentro do departamento fiscal:

  • Captura de informações de planilhas, documentos de texto, PDFs ou outro arquivos

  • Download e upload de arquivos

  • Verificação e comparação das informações contidas em duas ou mais fontes distintas

  • Extração de relatórios de ERP ou solução fiscal

  • Preenchimento de formulários com base em informações obtidas em outras fontes

4. Escalabilidade

A escalabilidade é a capacidade de empresas (ou sistemas) crescerem sem um aumento proporcional nos custos envolvidos. Ou seja, uma organização escalável é aquela que consegue promover saltos nos resultados de vendas sem precisar aumentar os seus custos operacionais.

Dentro de um departamento fiscal, a escalabilidade está relacionada diretamente ao custo envolvido para a realização de todas as operações. Com um RPA Fiscal você consegue melhorar o desempenho do setor e reduzir as despesas necessárias – o que representa a escalabilidade. Uma comparação simples é que o robô tem capacidade de trabalho de 24 x 7, não precisa de férias e nem se sente desmotivado!

5. Pagamento através da plataforma do RPA Fiscal

Você já realizou o pagamento duplicado de um tributo? Ou então esqueceu a data de vencimento e teve que pagar juros? Um RPA Fiscal garante que todos os pagamentos sejam realizados dentro do prazo e sem duplicidade – além de garantir que os valores recolhidos sejam calculados de acordo com as exigências legais.

Atualmente se uma empresa não realiza o pagamento de um tributo, corre o risco de sofrer autuação do órgão responsável, além claro, de poder ter seu CNPJ negativado. Isso gera desconfiança no mercado e uma péssima imagem ante os concorrentes.

6. Calculo automático de multa e juros

Outro dos processos que demanda tempo e pode ser automatizado pelo RPA Fiscal é o cálculo de multas e juros para o pagamento de tributos fora do prazo. Em vez de passar vários minutos consultando a legislação e realizando cálculos, você pode ter acesso a essa informação atualizada em tempo real sempre que for necessário.

Atualmente para cada tributo recolhido há uma maneira diferente para o cálculo, alguns usam a SELIC como base, além disso a % do cálculo de multa muda de acordo com cada UF. Decorar todas essas formas, ou ainda visitar diversos sites gera um risco muito grande, além de perder um tempo precioso do colaborador.

7. Atendimento ágil à fiscalização

Imagine que você receba uma notificação do Fisco para apresentar informações dentro de um prazo determinado. Em quanto tempo você consegue reunir todas essas informações e se certificar de que estão de acordo com as exigências legais? Essa é uma situação que gera um grande estresse em muitas empresas brasileiras.

O RPA Fiscal reúne todos os dados relacionados às rotinas fiscais em um único local. Dessa forma, você consegue atender com muita agilidade qualquer solicitação feita pela fiscalização – garantindo tranquilidade no momento de prestar contas ao poder público.

8. Não requer instalação de softwares ou upgrades de sistemas existentes

Todas essas funcionalidades do RPA Fiscal podem ser acessadas 100% via web através de um navegador, sem a necessidade de instalar softwares ou realizar upgrades em sistemas existentes. Essa característica concede ainda mais praticidade para acessar o sistema e iniciar a automação das rotinas do seu departamento fiscal.

9. Integração com o ERP

Além de todos os ganhos para o setor fiscal da empresa, o uso do RPA Fiscal também pode ser integrado a um ERP (Enterprise Resource Planning) – que é um software de gestão empresarial que busca integrar todas as informações de uma organização.

Através desse compartilhamento de informações fica mais fácil que o gestor da empresa tenha controle sobre todas as operações que acontecem. Quando você realiza o pagamento de determinado tributo, essa informação pode ser automaticamente levada para os controles contábeis e financeiros da empresa – atualizando todos os dados em tempo real.

10. Fácil disseminação da informação

Todas as informações relacionadas ao departamento fiscal podem ficar centralizadas em um único local quando você utiliza um RPA Fiscal. Com a criação de grupos de usuário que possuem permissão para acessar o sistema, a disseminação dessas informações se torna mais prática e simples – o que contribui para que todos possam executar o seu trabalho com maior eficiência.

Por ser um software centralizado e web, o treinamento de novos usuários ao sistema fica extremamente simplificado, pois, os caminhos são intuitivos para a correta manutenção e verificação de todas guias carregadas no sistema.

Você já conhecia esses motivos para utilizar o RPA Fiscal na sua empresa? Gostaria de conhecer melhor todas as funcionalidades oferecidas por essa solução?  Conheça nosso módulo para Pagamento de Tributos!

Thiago Souza

Co-Founder do Dootax, formado em Sistemas de Informação, desde 2004 atuando em Tecnologia da Informação. Em 2010 iniciou as atividades especificamente com foco no departamento fiscal e tributário. Atualmente responsável pelo Marketing e divulgação do Dootax.

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